- กรอกข้อมูลในใบสมัครให้ครบถ้วนทั้งข้อมูลที่เป็นภาษาไทยและ
ภาษาอังกฤษให้ชัดเจนและ ถูกต้องในหัวข้อที่ต้องเขียนบรรยายทุกหัวข้อนั้น ขอให้กรอกข้อความเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อประโยชน์ของท่านในการจัดสรรนักเรียนให้ครอบครัว - ติดรูปถ่ายให้ครบถ้วนตามที่กำหนดไว้ให้ในใบสมัคร
- ต้องระบุโรงเรียนที่จะให้นักเรียนเอเอฟเอส เข้าเรียนให้ชัดเจน พร้อมทั้งแนบ ข้อมูลของ โรงเรียนประกอบมาในสมัครด้วย (education placement) ซึ่งจะต้งอติดต่อกับทาง โรงเรียน เพื่อขอข้อมูล ถ้าไม่สามารถติดต่อได้กรุณาสอบถามมาที่ฝ่ายอุปถัมภ์ฯ เพื่อทาง ฝ่ายฯจะประสานงานการติดต่อให้ทางครอบครัวและโรงเรียนได้ประสานงานกัน
ในเบื้องต้น - จะต้องแนบข้อมูลการสัมภาษณ์ครอบครัวจากอาสาสมัครด้วย (Host Family
Interview Report Confidential) ในกรณีที่ไม่ทราบชื่อบุคคลที่เป็นอาสาสมัคร
ในท้องถิ่นกรุณาติดต่อที่ฝ่ายอุปถัมภ์ฯ เพื่อดำเนินการประสานงานต่อไป
เอกสารใบสมัครทุกรายการควรให้ข้อมูลที่ชัดเจนเพื่อประกอบการพิจารณาจัดสรรที่ เหมาะสมหากเอกสารไม่สมบูรณ์อาจทำให้ต้องล่าช้าในการจัดสรรนักเรียนให้กับครอบครัว - หลังจากส่งใบสมัครครบถ้วนถูกต้องแล้ว ให้รอฟังผลการคัดเลือก ซึ่งจะแจ้งให้ทราบต่อไป
- ครอบครัวที่ได้รับการคัดเลือก ให้รับอุปถัมภ์นักเรียนเอเอฟเอส ทางฝ่ายอุปถัมภ์ฯจะติดต่อเพื่อสอบถาม ยืนยันความสมัครใจอีกครั้งหนึ่งและให้รอรับข้อมูลโดยละเอียดต่อไป
- ครอบครัวที่ยังไม่ได้รับการคัดเลือกให้รับอุปถัมภ์นักเรียนเอเอฟเอส ในปีนั้นๆ ทางฝ่ายอุปถัมภ์ฯ จะเก็บใบสมัครของท่านไว้เพื่อรอรับการจัดสรรในโอกาสต่อไป
- เนื่องจากครอบครัวที่ประสงค์จะรับอุปถัมภ์นั้นมีจำนวนมากทางฝ่ายอุปถัมภ์ฯ ขอขอบพระคุณในความอนุเคราะห์จากท่านเป็นอย่างสูง และต้อง ขออภัยหากยังมีได้จัดสรร นักเรียนให้กับทุกครอบครัวได้ตามความประสงค์ ทั้งนี้มีองค์ประกอบหลาย ประการที่ต้อง พิจารณาในการจัดสรร แต่ทางฝ่ายอุปถัมภ์ฯ ก็มิได้นิ่งนอนใจได้พยายามเสมอมาในการ ตอบสนองต่ออุปการคุณจากทุกครอบครัว
สำหรับกำหนดระยะเวลาในการส่งใบสมัครนั้น สามารถส่งได้ตลอดระยะเวลา แต่สำหรับการดำเนิน การจัดสรร จะดำเนินการโดยประมาณในช่วงระยะเวลาดังนี้
โครงการ 1 ปี
ระยะที่ 1 ดำเนินการพิจารณาจัดสรร ช่วงปลายเดือนธันวาคม ข้อมูลใบสมัครต้องมา ถึงสำนักงาน ก่อนเดือนธันวาคม
ระยะที่ 2 ดำเนินการพิจารณาจัดสรร ช่วงปลายเดือนเมษายนข้อมูลใบสมัครต้องมาถึง สำนักงาน ก่อนเดือนเมษายน
ส่วนโครงการอื่นๆ จะดำเนินการในระยะเวลาก่อนการเดินทาง มาถึง ประเทศไทย ประมาณ 2 เดือน
